Việc thuê văn phòng rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì nó thể hiện nên tính chuyên nghiệp, cũng như bộ mặt của công ty.
Sau đây, Halo building xin chia sẻ cho bạn Những yếu tố nên cân nhắc trước khi thuê văn phòng. Hi vọng bạn có thể lựa chọn được văn phòng làm việc phù hợp.
Lựa chọn phòng làm việc phù hợp rất quan trọng
Văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Văn phòng không những là nơi làm việc mà còn là nơi diễn ra các hoạt động, sáng tạo của công nhân viên. Ngoài ra, yếu tố chuyên nghiệp của doanh nghiệp, công ty được thể hiện rõ ràng qua văn phòng.
Văn phòng làm việc có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, có một số lưu ý dưới đây để bạn có thể chọn được một văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Xu hướng thiết kế văn phòng công ty 2022
Quy trình ý khi thuê văn phòng.
Xác định rõ ngân sách thuê và thời gian thuê
Đây là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng vô cùng quan trọng. Ngân sách chính là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến việc thuê văn phòng. Tùy thuộc vào nguồn ngân sách dự tính, cũng như chi phí cho việc thuê văn phòng làm việc mà bạn sẽ tìm kiếm những văn phòng cho thuê có giá tương ứng.
Bạn có thể chọn thuê những loại văn phòng hạng A, hạng B, hạng C, văn phòng cao cấp… tùy thuộc vào nguồn ngân sách. Đặc biệt, bạn cần tính toán tối ưu nguồn ngân sách dành cho việc thuê văn phòng. Hơn nữa, chi phí thuê văn phòng làm việc là khoản chi phí cố định của doanh nghiệp. Khoản chi phí này cần được tính toán và hạch toán rõ ràng. Điều này sẽ đảm bảo được tính pháp lý trong hoạt động của doanh nghiệp.
Xác định địa điểm thuê thuận lợi di chuyển
Xác định địa điểm thuê văn phòng là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng vô cùng cần thiết.
Khi xác định địa điểm thuê văn phòng, vị trí lý tưởng để bạn có thể đặt văn phòng thì bạn cần phải làm rõ những vấn đề như sau:
- Lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ, lĩnh vực hoạt động của mình là gì?
- Yêu cầu về vị trí văn phòng cần thuận lợi cho việc kinh doanh cũng như hoạt động đi lại của cán bộ, công nhân viên.
- Chiến lược quảng bá hình ảnh như thế nào: Văn phòng của bạn có nằm trong chiến lược quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp bạn hay không. Nếu như công ty bạn cần phải đánh bóng thương hiệu, thu hút nhân tài chất lượng, tạo độ tin tưởng với khách hàng, tăng tính chuyên nghiệp.. thì việc cần phải đầu tư vào văn phòng làm việc là điều hết sức cần thiết.
- Vị trí cũng cần lưu ý đến yếu tố phong thủy: Bạn cần xác định được vị trí văn phòng đảm bảo được yếu tố thông thoáng, không khí lưu thông tốt để có thể đem lại may mắn thuận lợi trong công việc.
Xác định diện tích thuê phù hợp
Diện tích văn phòng làm việc như thế nào cũng là một trong những lưu ý quan trọng khi thuê.
Diện tích văn phòng làm việc cho thuê sẽ được dựa trên các yếu tố sau:
- Căn cứ vào số lượng nhân viên hiện tại,cũng như dựa trên kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Dự định tăng nhân sự trong thời gian tới hay không, diện tích như thế nào sẽ đảm bảo được.
- Diện tích trung bình cho 1 người trong văn phòng là 4m2/người.
- Xem xét đến các kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc vào những yếu tố nào. Doanh nghiệp cần tính toán đến việc mở rộng quy mô văn phòng thì như thế nào. Việc tính toán diện tích cho thuê văn phòng hợp lý sẽ giúp công ty của bạn tận dụng được tối ưu giá trị của văn phòng đi thuê. Đồng thời tránh được những hiện tượng lãng phí.
Chú ý đến các dịch vụ liên quan khi thuê văn phòng
Khi tiến hành thuê văn phòng, bạn cần phải quan tâm đến các dịch vụ, những tiện ích đi kèm. Khi bạn chọn thuê, bạn cũng cần quan tâm đến các dịch vụ cộng thêm liên quan đến cơ sở hạ tầng, dịch vụ tiện ích đi kèm như thế nào.
Một số dịch vụ, chi phí khác bạn cần lưu tâm khi thuê văn phòng bao gồm:
- Chi phí quản lý: nếu bạn thuê văn phòng tại các tòa nhà văn phòng, thì bạn cần phải quan tâm đến chi phí quản lý này. Bạn sẽ cần phải trả thêm một khoản chi phí quản lý nhất định cho từng m2. Phí này có thể là: phí bảo vệ tòa nhà, bảo trì tòa nhà, tiếp tân, điện, nước… và các chi phi này cũng sẽ chiếm một khoản khá lớn nếu như bạn không làm rõ ngay từ đầu.
- Chi phí gửi xe: Chỗ để xe như thế nào, có mất chi phí hay không, tính an toàn rao sao… điều này bạn cũng nên làm rõ với đơn vị cho thuê để tránh những phát sinh không đáng.
- Chi phí vệ sinh: Những khoản này bạn cũng cần làm rõ vấn đề trưc khi thuê để đảm bảo được tính chính xác tối ưu nhất cho toàn bộ công trình.
Chú ý đến yếu tố pháp lý
Những quy định liên quan đến yếu tố pháp lý luôn là lo lắng hàng đầu khi bạn tiến hành thuê văn phòng. Việc làm rõ những yếu tố pháp lý còn giúp cho bạn thuận tiện trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng, liên quan đến các yếu tố thuế, pháp luật.
Bạn cần phải chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng đáp ứng được những nhu cầu về mặt pháp lý. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm tìm kiếm, thương lượng các điều khoản trong hợp đồng. Thì bạn nên sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật để đảm bảo được các yếu tố pháp luật.
Bạn nên thương thảo kỹ với đơn vị cung cấp dịch vụ về diện tích cho thuê, các tiện ích riêng và chung được sử dụng. Đồng thời, hợp đồng cần thỏa thuận rõđiều kiện về giá thành, thời gian cho thuê như thế nào…