Làm việc lâu năm nhưng các bạn đã biết gì về những thói quen giúp bản thân ” phát triển ” công việc chưa? Hoàn thành tốt công việc nhưng chưa chắc bạn sẽ được thăng hạng? Hãy cùng Halo tìm hiểu về những thói quen này nhé !
1. Tập trung vào những điều quan trọng nhất (MITs)
MITs (Most important tasks) đây có lẽ là khái niệm không còn quá xa lạ với bạn thông qua câu chuyện “Jar of life” (chiếc lọ cuộc sống). Nếu một ngày bạn dành rất nhiều thời gian cho các việc ít quan trọng còn việc quan trọng lại loay hoay và chưa thể xử lý thì kết quả sẽ như thế nào?
Đó là lý do MITs ra đời và để luyện tập thói quen này, mỗi ngày bạn chỉ cần chọn 1-3 đầu việc quan trọng nhất mà bạn bắt buộc phải hoàn thành, còn lại các việc khác bạn có thể linh hoạt sắp xếp trong các khung thời gian trống trong ngày. Thói quen này sẽ giúp tâm trạng của bạn thấy vui hơn vì mình cảm thấy mình làm việc hiệu quả hơn, ngoài ra nó cũng hạn chế mong muốn trì hoãn của bạn.
2. Deep work (Làm việc sâu)
Chúng ta thường dễ rơi vào trạng thái chứng tỏ mình năng suất hơn, đa nhiệm hơn khi thể mình là một người bận rộn, tương tác tích cực trong các group công việc và phản hồi email nhanh chóng. Thế nhưng, đó cũng là một trong những điều khiến bạn khó có thể “làm việc sâu”. Deep work giúp tăng khả năng tập trung cao độ hơn vì thế chất lượng của các sản phẩm bạn làm ra cũng được chỉn chu và sáng tạo hơn.
3. Đơn giản hóa và tự động hóa
“Don’t work hard, work smart” (đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc một cách thông minh) nếu bạn thấy mình làm đi làm lại nhiều việc giống nhau, hãy tìm cách làm những việc đó nhanh hơn. Học cách thiết kế những quy trình hoặc tìm ra các công cụ hỗ trợ để công việc bạn trở nên tiện ích và dễ dàng
Một vài gợi ý mà bạn có thể cân nhắc:
– Tập hợp các quy trình vận hành cho các công việc hằng ngày.
– Trao quyền và chia sẻ công việc cho nhân viên thực tập hoặc đồng nghiệp phù hợp. (Chỉ cần đảm bảo rằng bạn theo dõi và cập nhật nhóm của mình thường xuyên).
– Tìm hiểu các phím tắt đơn giản thường sử dụng sẽ giúp thao tác nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
– Tăng tốc độ đánh máy của bạn – nghe thật hiển nhiên, nhưng hãy tưởng tượng sự khác biệt giữa 60 và 90 từ mỗi phút là rất lớn. Một trò chơi như Typeracer có thể giúp ích.
– Sử dụng công nghệ để xử lý các công việc lặp đi lặp lại.
4. Nguyên tắc 80/20 (Pareto)
Một cách khác để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc đến từ nguyên tắc 80/20 (còn gọi là Nguyên tắc Pareto) nói rằng, trong hầu hết hoạt động, 80% kết quả sẽ đến từ 20% nỗ lực.
Để tối đa hóa hiệu quả, nếu bạn có năng xác định 20% công việc quan trọng nhất thì bạn đã cắt giảm 80% thời gian còn lại, để tìm thêm thời gian cho những việc có ảnh hưởng lớn nhất.
5. Lên kế hoạch cho những thứ không có trong kế hoạch
Mặc dù bạn đã lên công việc và kế hoạch rất rõ ràng, nhưng chúng ta không thể biết rằng liệu có những tình huống bất ngờ nào có thể xảy ra. Hãy biết cách đánh giá những điều có thể sẽ xảy ra ngoài ý muốn và có một kế hoạch dự phòng phù hợp.
6. Làm việc trước khi bạn có động lực
“Tôi không có động lực, không có cảm hứng” là vấn đề mà rất nhiều người, đặc biệt những người làm trong lĩnh vực sáng tạo. Tuy nhiên để trở thành người làm việc với năng suất cao, bạn cần rèn luyện thói quen bắt đầu thứ gì đó kể cả khi bạn chưa có động lực.
Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp hoặc thấy mình trì hoãn, hãy xem qua khung ảnh một inch. Bắt đầu làm điều gì đó – chẳng hạn như chia nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ hơn – và bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi tiếp tục. Hành động là thứ dẫn đến động lực, từ đó dẫn đến nhiều hành động hơn. Những người làm việc năng suất cao không chờ đợi động lực – họ bắt đầu làm việc và động lực sẽ theo sau.
7. Multitask (đa nhiệm) chưa chắc là hiệu quả
Đã có nghiên cứu về “multitask” chỉ ra rằng: Những người cố gắng “multitask” thường có kết quả rất tệ, vì khi bạn cố gắng đa nhiệm, bạn không thực sự làm được hai việc cùng một lúc – bạn đang nhanh chóng chuyển đổi trọng tâm của mình giữa hai việc. Và việc này khiến bạn tốn thời gian nhưng kết quả lại cực kỳ kém.
Nếu bạn từng vừa dọn dẹp nhà trong khi nghe sách nói, có thể bạn sẽ làm tốt. Lý do là hai nhiệm vụ – làm sạch và lắng nghe – không sử dụng cùng nguồn lực tinh thần. Thế nhưng, nếu bạn đang viết email trong khi cố gắng theo dõi các từ trong podcast, thì cả hai nhiệm vụ đang cạnh tranh để giành tài nguyên ngôn ngữ của bạn – công việc của bạn sẽ chậm lại và chất lượng sẽ bị ảnh hưởng. Nó cũng làm tiêu hao năng lượng của bạn và làm cho não của bạn mệt mỏi hơn.
8. Học cách nói “Không”
“Những người làm việc hiệu quả cao thực sự KHÔNG làm tốt mọi việc. Có ít việc phải làm hơn có nghĩa là thời gian bạn dành cho những việc quan trọng sẽ tập trung hơn và hiệu quả hơn.
Thông thường, mọi người nghĩ rằng họ đang trở nên năng suất hơn bằng cách lấp đầy ngày càng nhiều công việc có giá trị thấp hơn, nhưng công việc có giá trị thấp này lấy đi năng lượng và sự sáng tạo vốn có thể hướng tới công việc có giá trị cao.
Những người làm việc năng suất và hiệu quả nhất mà tôi biết đã, họ tìm ra những gì họ làm cảm thấy thực sự có giá trị và họ nỗ lực hết sức để làm điều đó. Và điều này có nghĩa là họ ngừng thực hiện một số hoạt động ‘tốt’ để tập trung vào những điều quan trọng nhất đối với họ và cho mục tiêu của họ ”.
9. “Mài rìu”
Có một câu nói nổi tiếng: ” Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một rừng cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu.” Việc trở thành một người hiệu quả, không chỉ là làm việc chăm chỉ mà còn bạn cần có một bộ kỹ năng, công cụ thật sự ” sắc bén ” trong việc xử lý tình huống, phương pháp làm việc và đưa ra quyết định.
Nguồn tham khảo: Sách dành cho doanh nhân