Định nghĩa “Agile Workspace” ngày nay dần trở nên khó xác định hơn trong kinh doanh. Trước đó vào những năm 90 những thuật ngữ về mô hình không gian làm việc này có ý nghĩa rất cụ thể. Nó tượng trưng cho một văn phòng được hệ thống theo nhiều không gian đa dụng khác nhau, cho phép nhân viên linh hoạt sử dụng mọi không gian để hoàn thành công việc thay cho các mô hình văn phòng truyền thống.
Hãy cùng Haloland tìm hiểu về không gian làm việc linh động thông qua bài viết bên dưới nhé. Ý tưởng về một văn phòng linh hoạt bởi xung quanh môi trường văn phòng được đột phá về hình thức văn phòng từ trang trí, khu vực, nội thất, thiết bị,… giúp công việc dần trở nên năng động và nhanh nhẹn hơn.
1. Định nghĩa nơi làm việc “không gian linh hoạt”
Định nghĩa “Agile Workspace” đây là một khái niệm phá vỡ đi những nguyên tắc của một văn phòng truyền thống – nơi mà nhân viên buộc phải làm việc tại 1 vị trí cố định tại bàn làm việc. Nguyên lý làm việc linh động của Agile Workspace sẽ khuyến khích nhân viên tự do di chuyển môi trường làm việc, họ chỉ cần đem lại kết quả cuối cùng của công việc. Và đặc biệt, mô hình này sẽ tốt cho công việc mang tính sáng tạo cao, việc nhân viên có thể lựa chọn không gian làm việc phù hợp có thể giúp phát huy được tính sáng tạo cao. Một nơi làm việc linh hoạt sẽ hỗ trợ ý tưởng này, thúc đẩy sự hợp tác, khai mở khả năng sáng tạo bằng cách loại bỏ các rào cản vật lý giữa các nhóm và cuối cùng là cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên.
Một “không gian mở” với nhiều khu vực riêng biệt được chia sẵn. Nhân viên sẽ được tự do lựa chọn môi trường theo nhu cầu công việc và mong muốn của bản thân. Các doanh nghiệp phát triển mô hình không gian làm việc linh hoạt này sẽ chú trọng khuyến khích nhân viên di chuyển tự do quanh văn phòng, tận dụng bất kỳ không gian nào chỉ cần bạn đem lại được hiệu suất công việc hiệu quả. Một môi trường làm việc nhanh nhẹn thay thế văn phòng truyền thống bằng một số không gian dùng chung đa năng giúp nhân viên tự do làm việc ở đâu và khi nào họ chọn. Mục tiêu của một nơi làm việc linh hoạt là sử dụng thiết kế văn phòng để giúp nhân viên thuận tiện trao đổi, tự chủ trong việc lựa chọn nơi họ muốn làm việc trong văn phòng
2. Các loại không gian làm việc linh hoạt
Mỗi văn phòng thường sẽ chọn cho mình một mô hình văn phòng khác nhau, bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có 1 văn hóa doanh nghiệp riêng. Nên việc mà mỗi doanh nghiệp chọn lựa cho mình không gian làm việc linh hoạt nhưng nó vẫn có đa dạng hình thức khác nhau, không bắt buộc các văn phòng linh hoạt sẽ giống nhau. Văn phòng linh hoạt chỉ cần mang được yếu tố “linh hoạt”, đảm bảo không gian chung đa dạng mà tại đây nhân viên có thể tự do di chuyển giữa các nơi để phù hợp với sở thích và thoải mái sử dụng tất cả các tiện ích đó.
Một không gian linh hoạt thường hướng đến việc sử dụng chung, một môi trường có thể cộng tác giữa các đồng nghiệp. Nhưng những không gian này cần được bố trí thêm vào văn phòng vì tại đó, nhân viên có thể tự chủ động làm việc, khuyến khích và hỗ trợ công việc của nhau. Dưới đây là một số yếu tố cần thiết của một môi trường làm việc linh hoạt.
Không gian kế hoạch mở
Một khu vực văn phòng được thiết kế theo phong cách “không gian mở”, đây sẽ là nơi nhân viên linh hoạt thực hiện công việc. Khu vực này khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên, nơi phù hợp cho các hoạt động giao lưu trao đổi công việc, cùng nhau thảo luận. Loại môi trường này sẽ cần thiết cho các nhóm sáng tạo làm việc theo dự án đòi hỏi nhiều không gian để giao tiếp hoặc chia sẻ ý tưởng cùng nhau.
Tất nhiên với một môi trường mở như vậy thì mọi người có thể sử dụng và làm việc theo nhu cầu của bản thân để hoàn thành tốt công việc. Nhưng trong một số trường hợp không gian mở này sẽ ảnh hưởng đến công việc, mọi người có thể tự do trao đổi với nhau vì vậy mà có thể ảnh hưởng đến các công việc cần sự tập trung cao. Tránh các trường hợp trên mà khi thiết kế một văn phòng linh hoạt chúng ta cần thêm vào khu vực yên tĩnh, có thể là khu nghỉ – đọc sách, hoặc phòng họp,…
Khu vực dành cho không gian yên tĩnh
Đây là khu vực được thiết kế dành riêng cho nhân viên cần sử dụng không gian yên tĩnh. Nơi này sẽ chú trọng vào sự riêng tư và tập trung. Những bố trí cần thiết cho khu vực này có thể là những chiếc phòng cách âm nhỏ được trang bị các thiết bị điện để phục vụ cho nhân viên có thể sử dụng các thiết bị như laptop, máy tính, điện thoại.
Hoặc chỉ đơn giản là một không gian nghỉ ngơi, nhân viên có thể sử dụng khu vực này thư giản sau 1 khoảng tập trung cao, cần một khoảng thời gian để giảm đi cái áp lực trong công việc. Bạn cũng có thể kết hợp khu vực không gian này như một thư viện thu nhỏ, nhân viên có thể đến đây đọc sách. Khu vực này sẽ là một trong những không gian có thể tách bản thân khỏi những tiếng ồn vì cần sự tập trung tránh sự xao nhãng hoặc giúp giảm căng thẳng trong công việc
Không gian thư giãn
Trong thời gian làm việc đều có 1 khoảng thời gian nghỉ trưa cho nhân viên vì vậy mà đối với một văn phòng linh hoạt thì không gian giải lao này sẽ là khu vực mà nhân viên có thể nghỉ trưa, hoặc chỉ đơn giản là ngồi nghỉ ngơi sau thời gian dài làm việc, nhân viên có thể sử dụng để ăn nhẹ, thư giãn với đồng nghiệp hoặc rời xa màn hình của họ một lúc. Nơi đây cũng có thể dùng gặp mặt khách hàng để trò chuyện trao đổi tạo được cảm giác thoải mái hơn so với vào phòng họp sẽ tạo được tính chuyên nghiệp.
Khu vực lưu trữ, văn phòng phẩm
Đây là khu vực bạn cho phép bạn để tất cả thiết bị văn phòng cần thiết, chứa những dụng cụ và cơ sở vật chất cần cho công việc của nhân viên sử dụng hằng ngày. Thường thì khu vực này sẽ được bố trí tại vị trí thuận tiện đi lại của các phòng ban. Vì nơi đây sẽ là khu vực được mọi người sử dụng chung như tủ tài liệu, máy in, máy scan, thùng rác tái chế, để các ấn phẩm, thiết bị văn phòng khác
Trên đây là một số định nghĩa về không gian làm việc linh hoạt mà bạn có thể sử dụng cho mô hình văn phòng. Có thể sẽ khiến văn phòng của bạn trở nên mới mẻ hơn đó.