Đối với các doanh nghiệp ngày nay khi thuê văn phòng thường rất quan tâm đến quá trình thiết kế văn phòng. Vì các họ cho rằng nơi đây không chỉ là nơi làm việc như xưa mà môi trường văn phòng phải thể hiện được văn hóa doanh nghiệp, cũng như tạo ra một môi trường tốt nhất cho sức khỏe và giúp nhân viên bừng phá ý tưởng.
Xác định chính xác diện tích không gian văn phòng
Văn phòng làm việc phải được thiết kế sao cho vừa có không gian làm việc riêng vừa có nhiều “trung tâm” cộng đồng để thúc đẩy sự hợp tác, trao đổi giữa các nhân viên. Để xác định chính xác diện tích không gian làm việc của văn phòng, doanh nghiệp cần phải dựa trên nhiều yếu tố như: Mục đích, lĩnh vực, tính chất công việc, mô hình kinh doanh khác nhau sẽ yêu cầu diện tích không gian làm việc cũng khác nhau
1. Dựa trên cơ cấu, tổ chức doanh nghiệp có nhiều phòng ban:
Dành diện tích để bố trí vách ngăn, giúp ngăn cách các phòng ban trong văn phòng.
2. Mô hình hoạt động doanh nghiệp có cần làm việc thường xuyên hay có thể offline:
Nếu doanh nghiệp bạn cho phép nhân viên làm việc offline, thì bạn không cần thuê văn phòng quá lớn.
3. Công việc cần hoạt động teamwork nhiều:
Thiết kế không gian sinh hoạt chung cần dành nhiều diện tích để tạo sự rộng rãi, thoải mái. Nếu công việc không cần thực hiện các cuộc họp, tiếp khách thường xuyên các doanh nghiệp cũng không cần xây dựng rộng, tránh lãng phí.
4. Nhân viên văn phòng sử dụng khu vực làm việc riêng phần lớn thời gian trong ngày:
Diện tích không gian làm việc rộng rãi chỉ cần đảm bảo được sự thoải mái cho các hoạt động làm việc của nhân viên. Công việc cần tổ chức cuộc họp, thuyết trình riêng trong văn phòng hoặc cần sử dụng nhiều nguồn tài liệu để tư vấn, nghiên cứu, viết… hoặc cần sử dụng các thiết bị như máy in, fax, máy tính,… không gian làm việc có thể lớn hơn.
5. Quy mô, chức năng hoạt động, cách bố trí, số lượng nhân sự các bộ phận:
Số lượng nhân sự mỗi phòng ban, chức năng hoạt động ảnh hưởng nhiều đến việc bố trí diện tích hợp lý cho văn phòng.
6. Tạo dựng trên nền tảng văn hóa doanh nghiệp:
Các khía cạnh văn hóa ảnh hưởng đến nhận thức của mỗi người về không gian làm việc, văn hóa doanh nghiệp mở thì một văn phòng mở với nhiều khu vực sáng tạo sẽ rất phù hợp cho những doanh nghiệp này.
Dựa vào tính cá nhân, đặc biệt nhiều doanh nghiệp Việt Nam với xu hướng hội nhập vì vậy các mô hình từ phương Tây có tính cá nhân cao, ảnh hưởng đến việc coi trọng không gian làm việc cá nhân và tính riêng tư cao, dẫn đến việc cần thiết kế không gian làm việc rộng và độc lập hơn. Người phương Đông như Việt Nam ít đề cao không gian làm việc cá nhân do văn hóa làng xã từ ngàn xưa tạo nên lối sống cộng đồng. Tuy ở cùng một quốc gia nhưng cũng tùy vào văn hóa, cách tổ chức của từng công ty mà việc thiết kế diện tích văn phòng cũng khác biệt. Những công ty về truyền thông, marketing… thường đề cao văn hóa trao đổi, trò chuyện. Những công ty về luật pháp hay công ty nhà nước lại đề cao sự yên tĩnh, sự riêng tư.
7. Chi phí tài chính:
Doanh nghiệp có nguồn kinh phí hạn hẹp có thể thiết kế không gian làm việc có diện tích nhỏ hơn, tối ưu được góc chết để cơi nới được diện tích văn phòng. Với những doanh nghiệp có kinh phí lớn có thể thiết kế văn phòng có diện tích lớn hơn, hoặc đầu tư vào decor để tạo hiệu ứng về không gian rộng và sâu hơn.
Xác định diện tích sử dụng nội thất và các thiết bị văn phòng
Khi tính diện tích văn phòng bao gồm cả diện tích chứa nội thất văn phòng và thiết bị máy móc như bàn, ghế, kệ tủ, giá sách, máy in, máy photocopy,…vì vậy để xây dựng tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng đúng, bạn cũng cần xác định diện tích chứa nội thất, thiết bị văn phòng.
Đồ nội thất văn phòng: Đối với đồ nội thất văn phòng cũng có những tiêu chuẩn thiết kế riêng, phù hợp với không gian văn phòng và thói quen sử dụng của nhân viên, ví dụ như:
Chiều cao của bàn làm việc, trung bình ở Việt Nam thường là 700mm, 720mm, 740mm, 760mm. Chiều cao mặt ghế có 3 quy cách là 400mm, 420mm, 440mm. Khi lựa chọn bàn ghế cần đồng bộ với nhau. Khoảng cách từ bàn làm việc đến ghế làm việc là 280 – 320mm. Chiều cao không gian dưới gầm bàn tối thiểu là 580mm, chiều rộng tối thiểu là 520mm. Các tiêu chuẩn này được đề ra nhằm giúp cho nhân viên có thể để chân thoải mái khi làm việc.
Một số đồ nội thất như tủ đựng tài liệu, tủ đựng cá nhân,… thường sẽ có nhiều kích cỡ khác nhau. Do đó, khi các doanh nghiệp trang bị cho văn phòng cần lưu ý kỹ về thông số kỹ thuật của nội thất trước khi mua. Và cần phải cân nhắc đến vị trí đặt, diện tích cần để đảm bảo nội thất phù hợp với văn phòng.
Thiết bị văn phòng: Máy chiếu, loa đài, máy in, máy photocopy… có nhiều kích cỡ khác nhau cũng là yếu tố cần quan tâm khi tính đến sự tương thích về diện tích văn phòng. Nhưng thường những thiết bị có thể gắn tường hoặc treo trên cao hoặc chọn đặt ở góc. Doanh nghiệp nên lựa chọn cách này để tiết kiệm diện tích, sẽ giải quyết góc chết tăng tính thẩm mỹ, vừa giúp tiết kiệm diện tích trong văn phòng.
Có thể thấy nhiều văn phòng diện tích rộng rãi nhưng do đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng chiếm diện tích lớn, sẽ ảnh hưởng đến không gian làm việc chung. Để tối ưu không gian làm việc, các doanh nghiệp nên sử dụng nội thất, trang thiết bị nhỏ gọn và sắp xếp khoa học.
Không gian đóng hay mở, có vách ngăn cách hay không?
Ngoài thời gian trao đổi, tương tác trực tiếp khi làm việc, mỗi nhân viên đều cần có không gian làm việc riêng để tăng độ tập trung hơn, vậy nên khi xác định diện tích không gian làm việc, các doanh nghiệp cũng cần tính toán đến việc lựa chọn không gian đóng hay mở, tính chất riêng tư của không gian làm việc.
Thực tế hiện nay ít có văn phòng mở hoàn toàn hoặc đóng hoàn toàn, mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn kiểu văn phòng nhân viên có thể làm việc đóng và mở tùy vào nhu cầu công việc. Trong 1 văn phòng vẫn có không gian cần sự riêng tư nhưng cũng có không gian chung.
Đảm bảo diện tích văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn về ánh sáng, thông gió
Hệ thống đèn chiếu sáng thường chiếm diện tích trên cao hoặc các khoảng diện tích mặt thoáng nên không quá gây ảnh hưởng trong thiết kế diện tích văn phòng. Ánh sáng và hệ thống điều hòa cùng quạt thông gió là hệ thống không thể thiếu trong mỗi văn phòng.
Hệ thống chiếu sáng gồm có các thiết bị cấp sáng như đèn tuýp, downlight,… hay ánh sáng tự nhiên từ các cửa sổ lớn. Do đó, doanh nghiệp cần để diện tích trên cao để lắp đặt bóng đèn, đồng thời xây dựng hệ thống cửa sổ, mặt thoáng lớn để đảm bảo tối ưu ánh sáng tự nhiên.
Hệ thống thông gió thường được bố trí trên cao bao gồm điều hòa, hệ thống hút khí, hút mùi. Phần này ít ảnh hưởng đến diện tích mặt đất của doanh nghiệp nhưng cần bố trí diện tích trên cao hợp lý, tránh trường hợp các mạch điện, thiết bị vướng víu với nhau.
Đảm bảo diện tích thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn
Tiêu chuẩn diện tích thiết kế văn phòng cũng cần thiết để đảm bảo sự an toàn, nhằm giúp nhân viên được làm việc trong môi trường tốt nhất. Để đảm bảo điều này, ngoài không gian làm việc, văn phòng cần có lối đi thoát hiểm, hệ thống cảnh báo, thiết bị phòng cháy, chữa cháy…
Tất cả những yếu tố phụ trợ này cũng chiếm một phần diện tích văn phòng.
Vì vậy, khi xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý đến tiêu chuẩn an toàn.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, khu cầu thang thoát hiểm có thể để 1 chiếc. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, cầu thang thoát hiểm nên để 2 chiếc ở 2 hướng khác nhau của văn phòng.
Với những tiêu chuẩn thiết kế và sắp xếp bố cục văn phòng trên mà Haloland chia sẽ hy vọng bạn có thể thiết lập được một văn phòng tối ưu diện tích