Trong kinh doanh, thuê văn phòng là một trong những quyết định quan trọng đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc các nhà sáng lập mới. Vì không phải ai cũng có đủ ngân sách để mua hoặc xây dựng một văn phòng mới. Trong trường hợp này, thuê văn phòng là một giải pháp tốt. Nhưng để không bị mất phí khi thuê văn phòng, bạn cần lưu ý những điều sau đây.
Việc thuê văn phòng là một trong những nhu cầu cơ bản của các doanh nghiệp. Đối với việc ngoài thuê một văn phòng phù hợp với nhu cầu sử dụng, thì mức chi phí phải trả cũng là vấn đề các doanh nghiệp cần quan tâm. Mức phí cần trả hằng tháng ngoài chi phí thuê và bao gồm các phí dịch vụ mà chủ tòa nhà cung cấp cho bạn. Thì bạn nên tìm hiểu thêm về các khoản chi trả khác để tránh phát sinh các khoản chi không cần thiết, ảnh hưởng đến tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.
Tìm kiếm thông tin về địa điểm và chủ sở hữu của văn phòng
Trước khi quyết định thuê một văn phòng, bạn cần phải tìm hiểu kỹ thông tin về địa điểm và chủ sở hữu của văn phòng đó. Và bạn nên kiểm tra giá thuê của các văn phòng khác trong khu vực đó. Vì nếu giá thuê của văn phòng cao hơn so với giá trung bình, bạn có thể đàm phán lại giá thuê. Nếu bạn thuê văn phòng thuộc sở hữu của một công ty uy tín, bạn sẽ nhận có cơ hội được tận hưởng các dịch vụ tốt và được hỗ trợ khi gặp vấn đề.
Chọn văn phòng phù hợp với nhu cầu của công ty
Bạn nên lựa chọn một văn phòng phù hợp với nhu cầu của công ty của mình. Nếu công ty của bạn cần một không gian rộng rãi để làm việc và để trưng bày sản phẩm, bạn nên chọn một văn phòng có diện tích lớn. Khi đó mức chi phí bạn bỏ ra sẽ cao nhưng nó là bắt buộc chon nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Nhưng nếu công ty của bạn cần một văn phòng cho nhân viên làm việc với số lượng nhân viên ít, thì bạn nên chọn một văn phòng nhỏ hơn để tiết kiệm chi phí.
Kiểm tra tình trạng của văn phòng
Tuyệt đối không thể bỏ qua bước trực tiếp đi xem văn phòng, bởi bạn nên kiểm tra kỹ tình trạng của văn phòng. Nếu có bất kỳ vấn đề gì như hư hỏng hoặc cần sửa chữa, bạn nên đề nghị cho chủ sở hữu sửa chữa trước khi bạn thuê. Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc phải chi tiền sửa chữa sau khi đã thuê. Và nên tránh làm hư hỏng thiết bị của tòa nhà trong không gian thuê vì có thể bạn phải trả một mức phí cao, hoặc tự sửa chữa theo yêu cầu của quản lý tòa nhà.
Xem xét giá thuê, các khoản phí khác và thương lượng giá thuê
Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần kiểm tra kỹ giá thuê và các khoản phí khác như chi phí vệ sinh, chi phí điện nước, chi phí dọn dẹp, chi phí bảo trì, chi phí quản lý, chi phí thuế, chi phí pháp lý, và các khoản phí khác. Bạn nên xem xét tất cả các khoản phí này để tránh bị mất phí. Bạn nên thương lượng giá thuê với chủ sở hữu sau khi đã kiểm tra và đánh giá tình trạng của văn phòng và các khoản phí khác. Bạn có thể đề xuất giá thuê thấp hơn so với giá mà chủ sở hữu đưa ra. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc để đưa ra một giá thuê hợp lý và phù hợp với chất lượng của văn phòng.
Đọc kỹ và hiểu rõ hợp đồng thuê
Trước khi ký hợp đồng thuê, bạn nên đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản của hợp đồng. Nếu có bất kỳ điều khoản nào mà bạn không hiểu hoặc không đồng ý, bạn nên đề nghị thay đổi hoặc giải thích lại cho đến khi bạn hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản đó. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối về sau. Khi thuê văn phòng, bạn nên thanh toán đúng số tiền đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu không chính xác, bạn có thể bị phạt hoặc mất tiền phí không cần thiết.
Chú ý đến các chi phí khác
Bạn nên chú ý đến các chi phí khác khi thuê văn phòng, bao gồm tiền điện, nước, Internet và dịch vụ hỗ trợ. Nếu không hiểu rõ, bạn có thể hỏi người đại diện cho chủ sở hữu để tránh bị mất phí không cần thiết.
Trên đây là những lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng để tránh mất phí không đáng có. Bạn nên tìm hiểu kỹ thông tin về địa điểm và chủ sở hữu của văn phòng, chọn văn phòng phù hợp với nhu cầu của công ty, kiểm tra tình trạng của văn phòng, xem xét giá thuê và các khoản phí khác, thương lượng giá thuê, đọc kỹ và hiểu rõ hợp đồng thuê, và sử dụng một số tiện ích khác để tiết kiệm chi phí. Nếu bạn tuân thủ những lưu ý này, bạn sẽ có thể thuê một văn phòng tốt và tiết kiệm được chi phí đáng kể.