Bạn lựa chọn một văn phòng làm việc với những ưu tiên như đầy đủ cơ sở hạ tầng và tiện ích, phù hợp với mục đích kinh doanh của công ty là bước khởi đầu hoàn hảo để đem đến sự thành công cho doanh nghiệp. Thế nhưng, làm sao để tạo nên sự thành công đó bởi quan điểm “đầu xuôi đuôi lọt” nên trước hết, từ bước tìm kiếm văn phòng cho thuê, bạn cũng cần phải lưu ý những điều sau.
Hiểu rõ về chi phí và thời gian thuê
Đây là điều mà các công ty cần lưu ý đầu tiên vì dường như nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng. Tùy vào ngân sách và thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn văn phòng và ký kết hợp đồng phù hợp. Chi phí thuê văn phòng hằng tháng sẽ là mức chi phí lớn vì vậy chúng sẽ ảnh hưởng nhiều đến tình hình kinh doanh của công ty, thế nên ngân sách thuê cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ đầu.
Tính ổn định về chi phí và giá thuê sẽ được ưu đãi khá lớn nếu bạn quyết định thuê văn phòng lâu dài.
Cần chọn địa điểm văn phòng lý tưởng
Vị trí lý tưởng để đặt thuê văn phòng tùy thuộc vào ngành nghề công ty bạn đang kinh doanh, chiến lược quảng bá hình ảnh và phong thủy phù hợp với chủ doanh nghiệp.
Dựa trên lĩnh vực doanh nghiệp đang kinh doanh:
Thường khi chọn địa điểm văn phòng luôn được ưu tiên chọn vị trí trung tâm thành phố, vì hoạt động kinh doanh quanh đó. Bởi trung tâm sẽ tập trung nhiều tòa nhà văn phòng, thúc đẩy quá trình kinh doanh diễn ra sôi động và dễ dàng tiếp cận được đến khách hàng. Nhưng tất cả điều đó tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch của công ty bạn mà có thể lựa chọn vị trí thuận lợi giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định nên chọn thuê văn phòng hay không.
Chiến lược quảng bá hình ảnh công ty:
Nếu công ty bạn có quy mô lớn, cần quảng bá thương hiệu, khẳng định vị thế trên thị trường. Thì việc nên văn phòng nên đặt tại trung tâm thành phố, sẽ dễ dàng PR cho tên tuổi công ty, thu hút một nguồn nhân viên chất lượng, và dĩ nhiên đi kèm với đó là bạn buộc phải trả mức chi phí khá cao. Còn ngược lại, bạn không cần quảng bá thương hiệu nhu cầu chỉ cần một địa chỉ văn phòng làm việc cho nhân viên thì chỉ cần một văn phòng khang trang hoặc một văn phòng ở vị trí tốt là đủ.
Phong thủy:
Với người phương Đông họ luôn quan điểm đến phong thủy, vì cho rằng nó có thể đem đến may mắn đảm bảo đáp ứng được các tiêu chí như: đường xá thông thoáng, không hay tắc nghẽn giao thông, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn, công việc đạt hiệu quả cao.
Diện tích văn phòng đối với công ty
Diện tích văn phòng phù hợp được xác định dựa vào số lượng nhân viên, kế hoạch phát triển lâu dài của công ty.
– Diện tích văn phòng trung bình để có thể đáp ứng được cho nhu cầu làm việc nhân viên là 4m2/ người (phần diện tích này bao gồm khu vực công cộng, khu sinh hoạt chung, và bàn làm việc cá nhân).
– Các kế hoạch dài hạn như mở rộng quy mô kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần đặc biệt chú ý đến điều này trước khi thuê. Bạn nên yêu cầu và đưa ra nhiều điều khoản để hai bên dễ dàng thỏa thuận với chủ đầu tư nhằm giảm chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô sau này.
Khi chi trả hai phần diện tích này, bạn có thể cần phải trả lên đến hơn 20% tổng tiền thuê hằng tháng, vì vậy bạn nên tính toán và cân đối diện tích thật hợp lý khi trao đổi để tránh nảy sinh mâu thuẫn sau này.
Tìm công ty nội thất để tư vấn và thiết kế nội thất văn phòng
Để đưa công ty vào hoạt động theo hướng chuyên nghiệp, bạn cần liên hệ một công ty nội thất để thực hiện việc thiết kế nội thất cho văn phòng, thì bạn có thể tham khảo đội ngũ kiến trúc sư của họ để có thể chắc chắn rằng diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng như vậy có thể đảm bảo hiệu quả cho việc sử dụng và đem lại hiệu suất công việc cao.
Đôi khi diện tích văn phòng mới, các yếu tố liên quan như cột, các vách kính lấy sáng, tường, … có thể phù hợp hoặc không với công ty bạn, vì vậy mà khi tham khảo các ý kiến từ chuyên gia trong ngành sẽ giúp bạn tránh được nhiều những rủi ro, sai sót trong bố cục nếu có.
Tham khảo thời gian làm việc
Chủ đầu tư toà nhà, quản lý tòa nhà thường sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng khác nhau. Do đó, tùy theo thời lượng phân bổ thời gian làm việc của doanh nghiệp như thế nào để thương lượng kỹ trong hợp đồng. Nếu trong trường hợp công ty bạn cần làm thêm giờ có thể cần tham khảo thêm về mức phí ngoài giờ vì có thể sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận hành tòa nhà từ chủ doanh nghiệp.
Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm
Khi thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề bạn nhận được gì “Có được cung cấp đầy đủ các dịch vụ và dịch vụ cơ sở hạ tầng, dịch vụ hay không?”, đây là yếu tố quan trọng mà bạn nên đàm phán trước để xem có mang lại nhiều lợi ích, sự dễ dàng cho hoạt động của công ty.
Phí Quản lý
Nếu thuê văn phòng của tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí gọi là “phí quản lý nhất định” cho từng m2 sử dụng trong văn phòng. Phí quản lý bao gồm: chi phí quản lý, chi phí vận hành chung, bảo vệ, tiếp tân, điện, nước, bảo trì, hệ thống ánh sáng khu vực chung…
Khu vực để xe – Giá cả & số lượng
Có một vài tòa nhà văn phòng miễn phí số lượng chỗ đậu xe nhất định, tuy nhiên hầu hết nhu cầu của công ty luôn vượt qua số chỗ để xe theo quy định đó. Do đó trước khi ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư hoặc tư vấn viên giới thiệu bạn về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu bạn đề ra, chủ đầu tư có thể giới thiệu cho bạn chỗ đậu xe hợp lý gần văn phòng với chi phí phải chăng.
Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng:
Với sự cạnh tranh của nhiều chủ đầu tư sẽ có nhiều chính sách dịch vụ dành cho doanh nghiệp thuê. Tùy vào mục đích kinh doanh của công ty mà trước khi chính thức thuê văn phòng, công ty bạn sẽ bỏ ra một thời gian sửa chữa và sắp xếp trang trí. Việc này sẽ tốn khoảng 1 – 2 tháng nên bạn nên trao đổi với chủ đầu tư về vấn đề miễn phí khoảng thời gian sửa chữa này, hoặc có thể hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và trang trí lại Văn phòng.
Với phương châm “khách hàng luôn là tiêu chí hàng đầu” của chủ Haloland luôn tư vấn để đem đến những dịch vụ ưu đãi, có được một vị trí văn phòng tốt nhất cho công ty với chi phí phải chăng nhất.
Một tip cho bạn thương lượng hợp đồng khi thuê
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc thương lượng hợp đồng thuê văn phòng thì bạn hãy tìm kiếm dịch vụ từ các công ty chuyên về cho thuê văn phòng, vì như vậy bạn sẽ đảm bảo theo quy trình và giá niêm yết. Hoặc cũng có thể thông qua các công ty luật để khảo cứu lại hợp đồng thuê trước khi đi đến ký kết.
Trong hợp đồng thuê văn phòng, giá cho thuê thường sẽ giữ được nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu khi ký kết hợp đồng 5 năm, thời gian sau đó giá sẽ tăng hoặc giảm phụ thuộc vào thị trường. Để hạn chế các chi phí phát sinh quá lớn, bạn nên quy định rõ ràng trong hợp đồng. Ví dụ: tăng không quá 10%…
Ngoài ra, bạn nên thương thảo kỹ với chủ đầu tư về diện tích thuê (gồm diện tích riêng và chung), việc này sẽ giảm chi phí đáng kể về lâu dài cho công ty bạn.