Một trong những loại chi phí đang được khá nhiều doanh nghiệp quan tâm khi đi thuê văn phòng đó là phí ngoài giờ. Một số mô hình doanh nghiệp đặc thù, thường xuyên phải tăng ca, hoặc giờ hoạt động mang tính quốc tế, có múi giờ khác với thông thường tại Việt Nam, thì yếu tố làm ngoài giờ trở nên đặc biệt quan trọng.
Chi phí thuê văn phòng gồm những gì?
Đây là câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm trước khi tìm kiếm một địa chỉ thuê văn phòng.
Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho bên chủ tòa nhà hằng tháng, khoản chi này là những khoản chi cố định có thể trả theo quý hoặc tháng theo hợp đồng ký kết. Đây là một trong những khoản chi phí bắt buộc mà doanh nghiệp cần phải chi trả để duy trì hoạt động doanh nghiệp. Ngoài ra chi phí này thường bao gồm cả chi phí dịch vụ, chi phí sử dụng thực tế và cả chi phí ngoài giờ,…
Chi phí dịch vụ:
Đây là những dịch vụ và tiện ích mà bên chủ tòa nhà sẽ cung cấp cho bạn như: Lễ tân, an ninh, dọn dẹp vệ sinh, hệ thống đèn chiếu sáng và điều hòa tại các khu vực công cộng, bảo trì sửa chữa thiết bị tòa nhà, chăm sóc cây cối và cảnh quan tòa nhà, vận hành hệ thống thang máy tòa nhà,….Thường thì những khoản chi phí này được chủ đầu tòa nhà đã tính vào chi phí cần phải trả hằng tháng của doanh nghiệp bạn
Chi phí theo thực tế sử dụng:
Ngoài các dịch vụ trên thì được tính chung vào khoản phí cố định thì ngoài ra doanh nghiệp bạn cần phải trả các khoản khác sử dụng theo nhu cầu từng doanh nghiệp như chi phí sử dụng điện, chi phí gửi xe. Các khoản chi phí này bạn sẽ chi trả theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Tùy vào mức sử dụng điện hằng thắng của văn phòng bạn và được đo bằng đồng hồ riêng, Cũng giống với tiền điện bạn cũng sẽ trả tiền gửi xe theo số lượng nhân viên văn phòng bạn sử dụng dịch vụ này.
Ngoài ra sẽ có thêm một loại chi phí ngoài giờ mà bạn cũng nên quan tâm, dưới đây là những chia sẻ của Haloland về loại chi phí này
Phí cho thuê văn phòng ngoài giờ là gì?
Phí ngoài giờ là phụ phí được tính khi công ty thuê văn phòng sau thời gian làm việc quy định tại toà nhà.
Các tòa nhà cho thuê văn phòng thường quy định giờ hành chính từ 8h00 đến 18h00 từ thứ 2 – thứ 6, 8h00 – 12h00 thứ 7. Giờ cố định cho khách thuê thường sẽ dựa trên luật lao động của pháp luật quy định.
Tuy nhiên, tùy theo quy định của từng tòa nhà mà thời gian làm việc có thể thay đổi. Điều này đều được thỏa thuận rõ trong hợp đồng ký kết giữa hai bên khi thuê văn phòng.
Nếu doanh nghiệp làm việc ngoài khung giờ quy định trên hợp đồng thì được tính là thời gian làm việc ngoài giờ. Lúc này, khách thuê bắt buộc phải trả thêm phí cho tòa nhà.
Cách tính phí ngoài giờ
Đặc điểm chung phí ngoài giờ tại tòa nhà hạng A, B, C đều sẽ bao gồm các loại chi phí như: tiền điện ngoài giờ, tiền vệ sinh, gửi xe, tiền lương cho nhân viên tòa nhà (trong khung thời gian ngoài giờ)…
Tùy thuộc vào tòa nhà văn phòng của khách thuê, phí làm thêm giờ sẽ được tính như sau:
– Tính theo văn phòng
– Tính theo diện tích thuê
– Tính theo thiết bị sử dụng
1. Tính theo văn phòng
Đây cũng là cách tính phổ biến hiện nay, phí này được định sẵn trên hợp đồng trong một giờ sử dụng.
Ví dụ: Trong hợp đồng cho thuê văn phòng thoả thuận 2 bên, phí ngoài giờ cho một văn phòng được cố định là 150.000 vnd/văn phòng/giờ.
2. Tính phí ngoài giờ theo diện tích thuê
Dựa vào số m2/giờ, toà nhà sẽ quy định để thu phí. Vậy nên phụ thuộc diện tích văn phòng công ty thuê bao nhiêu, toà nhà sẽ căn cứ để tính thêm phí ngoài giờ bấy nhiêu.
Chi phí làm việc ngoài giờ sẽ tính bằng: Phí ngoài giờ/m2/giờ x tổng diện tích thuê x số giờ làm thêm.
Phí làm việc ngoài giờ/m2/giờ = 0.05 usd, diện tích thuê = 250m2, số giờ làm thêm = 3 tiếng, chi phí ngoài giờ là: 0.05 usd x 250m2 x 3 tiếng = 37.5 usd
Mức phí này không hẳn được cố định, tuỳ vào diện tích thuê khác nhau thì có thể thương lượng hoặc cố định mức giá khác nhau:
Ví dụ:
– Khách thuê diện tích dưới 250m2 => Phí ngoài giờ sẽ = 0.05 usd/m2/giờ
– Khách thuê văn phòng từ 250m2 => Phí ngoài giờ sẽ = 0.75 usd/m2/giờ
3. Tính theo thiết bị sử dụng
Một vài tòa nhà văn phòng tính phí ngoài giờ dựa trên thiết bị sử dụng tại văn phòng. Chẳng hạn, toà nhà sẽ tính tiền điện máy điều hòa, cụ thể là FCU – Fan Coil Unit ( hay còn gọi là họng điều hòa).
Cách tính: Số tiền/họng điều hòa/giờ sử dụng. Ví dụ: 10 USD/FCU/giờ.
Cách tính này có lợi thế rằng, nếu doanh nghiệp ít làm việc ngoài giờ sẽ được toà nhà miễn phí ngoài giờ. Công ty nào thường xuyên làm việc ngoài giờ hoặc có máy móc thiết bị cần bật 24/7 thì mới tính phí phụ thu.
Hiện nay có nhiều toà nhà không tính phí ngoài giờ phụ thuộc vào quy định toà nhà hoặc sự thương lượng, đàm phán. Thế nên có rất nhiều doanh nghiệp có thể thoải mái làm việc đến 20h – 21h00 hoặc thậm chí cả cuối tuần mà không phải trả thêm phí
Với thị trường cho thuê văn phòng cạnh tranh như hiện nay, việc thu phí ngoài giờ có thể đàm phán và thương lượng trong các điều khoản hợp đồng. Nếu cắt giảm các khoản chi phí phụ này, bạn có thể tiết kiệm được một khoản ngân sách kha khá cho công ty.
Với những thông tin cơ bản về phí ngoài giờ mà doanh nghiệp cần phải trả, Haloland hy vọng bạn sẽ có những lựa chọn toà nhà phù hợp, cũng như thương lượng được mức phí phù hợp ngân sách công ty để một phần tiết kiệm chi phí thuê văn phòng nhất có thể.