Khi thuê văn phòng, có một số lỗi chung mà bạn cần tránh để đảm bảo rằng bạn có thể tận dụng tối đa nơi làm việc của mình. Mặc dù tiêu chí thuê văn phòng có thể khác nhau tùy theo nhu cầu của từng người, tuy nhiên sau đây là một số biến phổ biến bạn nên tránh
-
Không xác định rõ nhu cầu, tiêu chí thuê văn phòng của mình
Tiêu chí thuê văn phòng quan trọng giúp bạn tìm kiếm văn phòng phù hợp với nhu cầu của mình. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ dựa vào một số tiêu chí cụ thể mà không xem xét các yếu tố khác thì có thể dẫn đến việc lựa chọn văn phòng không phù hợp.
Ví dụ, nếu bạn chỉ xác định một tiêu chí là giá thuê thấp nhất, bạn có thể sẽ chọn được một phòng văn phòng giá rẻ nhưng không trả lời được các yêu cầu về diện tích, tiện nghi, vị trí, an ninh hoặc không phù hợp với phong cách làm việc của bạn.
Do đó, bạn nên xem xét các yếu tố khác như:
Diện tích phù hợp: phải đáp ứng được nhu cầu làm việc của bạn, không quá chật hoặc quá rộng so với nhu cầu.
Vị trí thuận tiện: nằm ở nơi dễ truy cập, giao thông thuận tiện, thuận lợi cho việc di chuyển.
Tiện nghi đầy đủ: có đầy đủ tiện nghi như điều hòa, internet, thiết bị văn phòng, phòng họp, hệ thống an ninh,…
Phù hợp với phong cách làm việc của bạn: không gây cảm giác bức bối hay không phù hợp với phong cách làm việc của bạn.
Giá cả phù hợp: giá thuê phải phù hợp với ngân sách của bạn và so sánh với giá thị trường.
-
Văn phòng mong muốn vượt ngân sách ban đầu
Nếu ngân sách của bạn chỉ đủ để thuê văn phòng 15 USD/m2/tháng, thì hãy tìm kiếm các văn phòng ở mức giá này. Nếu bạn cố gắng thuê văn phòng ở mức giá cao hơn mức ngân sách của mình, bạn có thể sẽ phải đối mặt với những rủi ro như:
Không đủ tiền để thanh toán tiền thuê hàng tháng, dẫn đến việc bị mất cọc vè thu hồi lại văn phòng.
Không đủ tiền để trang trí và trang bị thiết bị văn phòng cần thiết, dẫn đến không có đủ tiện nghi để làm việc.
Chi phí vận hành văn phòng (như điện, nước, internet, bảo vệ, thu gọn…) cao hơn dự kiến, dẫn đến chi phí vượt quá ngân sách ban đầu.
Do đó, để tránh những tác động tiêu cực của tâm lý “có một chút”, hãy xác định ngân sách của bạn và tìm kiếm các văn phòng có giá cả phù hợp. Hãy tập trung vào các yếu tố quan trọng khác của văn phòng như vị trí, kích thước, tiện nghi, mức độ an ninh… để đưa ra quyết định tốt nhất.
-
Cần thời gian xem xét và đánh giá tòa nhà
Chọn tòa nhà, văn phòng không phù hợp có thể gây ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng, đối tác và nhân viên. Vì vậy cần phải xem xét tòa nhà kỹ lưỡng trước khi thuê, Khi không kiểm tra kỹ càng, doanh nghiệp có thể lựa chọn tòa nhà, văn phòng không đáp ứng được tiêu chuẩn an toàn và chất lượng, gây rủi ro đến sức khỏe và tính mạng của nhân viên. Vì thế doanh nghiệp có thể thể phải chuyển đi sau đó, gây ra các chi phí thời gian, công sức và chi phí cho công việc di chuyển.
Vì vậy, để tránh những rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp nên dành thời gian hơn để đánh giá kỹ lưỡng về tòa nhà, văn phòng trước khi quyết định thuê hoặc mua. Nên đặc biệt chú ý đến vị trí, giá cả, tính chất, chất lượng, tiện ích, an ninh và pháp lý.
-
Không quan tâm đến trải nghiệm của nhân viên
Ngoài việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên nhưng bạn cũng cần quan tâm đến nhu cầu của nhân viên là rất quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Nếu không đáp ứng được nhu cầu cơ bản của nhân viên, họ sẽ không cảm thấy thoải mái và không đạt được hiệu quả làm việc tối đa.
Thêm vào những vấn đề mà bạn đã đề cập, doanh nghiệp cần cân nhắc đến việc cung cấp những tiện ích khác như khu vực giải trí, phòng tập thể dục, phòng nghỉ ngơi, trang thiết bị tiên tiến và đội ngũ nhân viên hỗ trợ tận hưởng dịch vụ.
Khoảng cách có thuận tiện nhân viên đi lại? không gian làm việc có thoải mái? Các phòng ốc, thiết bị có được bố trí hợp với nhu cầu nhân viên và các công việc nội bộ không?
Trên đây là những lưu ý giúp bạn có thể lựa chọn được cho mình những văn phòng chuyên nghiệp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và làm hạn chế tối đa mức tốn kém chi phí và thời gian của doanh nghiệp